Beneficios de la digitalización de archivos físicos
En la era digital, la digitalización de archivos físicos se ha convertido en una necesidad para las empresas y sus trabajadores, esta digitalización posee varias ventajas como la optimización del almacenamiento, la facilidad de acceso a la información, mayor seguridad y la preservación a largo plazo de los documentos.
La digitalización de archivos físicos es una forma de transformar los documentos en papel a formatos digitales, utilizando tecnologías como escáneres y softwares especializados. En MTI compañía del Grupo Thomas Greg & Sons, aseguramos la autenticidad de los documentos físicos a través de la Digitalización Certificada, garantizando la disponibilidad, integridad, confiabilidad, custodia, conservación y restauración de la información.
A continuación, queremos compartirte algunos beneficios de la digitalización de archivos físicos
- Acceso seguro y rápido a la información: Encuentra fácilmente la información que necesitas al tener tus archivos digitales y ahorra tiempo en su búsqueda.
- Mayor confidencialidad de la información: Mantén protegida tu información con contraseñas y cifrados, que limitan el acceso y aumentan su seguridad.
- Ahorro de espacio y costos: Elimina la necesidad de tener un espacio en donde estén ubicados los archivos físicos y reduce costos de almacenamiento.
- Sistemas de Backup de la información: Protege y garantiza la recuperación de la información de tus archivos digitales con una copia de seguridad que pueda ser utilizada en caso de pérdida de algún archivo.
- Integridad, trazabilidad y garantía de conservación de los documentos: Controla la ubicación, los movimientos y los cambios que se realicen en tus documentos.
- Integración de la información con otros sistemas del Cliente: Evita almacenar los mismos datos en varios sistemas o “programas”, y centraliza o integra los datos.
- Contribuye con el medio ambiente: Elimina el uso de papel y otros materiales asociados con el archivo físico.
- Consulta permanente tus documentos: Accede simultáneamente y las veces que necesites a los archivos digitales, sin tener que compartir un documento físico.
¡Juntos hacemos que pase!
