¿Cómo tener una buena gestión documental?
Un gran reto que enfrentan las compañías actualmente es no tener una gestión adecuada de sus documentos. No se trata solo de almacenar los archivos de forma ordenada, sino que es indispensable contar con un sistema que permita acceder, compartir y proteger la información de manera rápida y segura. La ausencia de una buena gestión documental puede tener como consecuencia que el caos se apodere de la compañía, retrasando procesos y multiplicando los riesgos, como la perdida de documentos, el acceso no autorizado a información confidencial, la ineficiencia operativa, entre otros.
En MTI, compañía del Grupo Thomas Greg & Sons, contamos con el servicio de Gestión Documental que garantiza la trazabilidad y conservación de los documentos que la entidad produce o recibe en razón con su función administrativa o misional; utilizando los medios, mecanismos e infraestructura necesaria para dinamizar sistemáticamente el acceso, la seguridad, la conservación, la custodia y la disponibilidad de la información.
Es por esto, que te damos algunos consejos sencillos para tener una buena gestión documental.
- Clasifica y organiza eficientemente tus documentos: Cada documento debe tener una categorización clara y alineada con un sistema de gestión. Con esto facilitas la búsqueda y recuperación de la información.
- Control de acceso y seguridad: Solo las personas autorizadas deben acceder a los documentos, ya sea en formato físico o digital, para evitar problemas como pérdida o filtración de información.
- Cumplimiento normativo: Asegúrate de que la gestión documental cumpla con la normatividad vigente garantizando legalidad y validez.
- Digitaliza tus documentos: Te recomendamos tener copias digitales de documentos físicos importantes y almacenarlas en servidores seguros, para que evites pérdidas por deterioro o imprevistos.
- Procesos automatizados: Usa herramientas de gestión documental y software especializados para agilizar la organización, búsqueda y trazabilidad de los documentos.
- Disposición final segura: Cuando los documentos cumplen su ciclo de vida, es fundamental realizar una eliminación segura mediante procesos de destrucción o eliminación documental certificada.
En MTI siempre cuentas con la atención necesaria para resolver cada necesidad de acuerdo con las disposiciones jurídicas aplicables de la mano de expertos quienes estarán contigo durante todo el proceso.
¡Juntos hacemos que pase!
